Laskut ja ehdot

Laskut EasyWebshop keskittyy verkkokauppaohjelmistoihin, mutta tarjoaa myös laajan laskutussovelluksen Business -asiakkailleen.

Ennen kuin tarjosimme tämän ominaisuuden, huomasimme, että asiakkaidemme oli luotava laskut manuaalisesti toimistosovelluksessa tai käytettävä ulkoista laskutusohjelmistoa. Tämä oli aikaa vievää, hankalaa ja joskus kallista.

Siksi loimme oman yleiskäyttöisen laskutussovelluksen. Se luo laskut ja lähettää ne sähköpostitse automaattisesti saapuvien tilausten tietojen perusteella. Kun kaikki parametrit on konfiguroitu halutulla tavalla se voi ja säästää paljon aikaa.

Laskutus

Laskutuksen ominaisuudet

Laskun tiedot täyttyvät automaattisesti ja jokaista kenttää voi muokata
Laskumallin personointi, kuten tuotekuvien ja mukautettujen tekstien lisääminen
Mahdollisuus mukauttaa laskun laskutusta
PDF-lataukset
UBL (Universal Business Language) -standardin integrointi kirjanpitosovelluksiin vientiä varten
Mahdollisuus luoda proformalaskuja, hyvityslaskuja, pakkauskortteja ja kuitteja
Automaattinen laskujen numerointi nollaustoiminnolla
Mahdollisuus lähettää laskuja sähköpostitse kirjanpitäjälle ja kirjanpitosovelluksiin
Laskujen automaattinen lataaminen ja lähettäminen sähköpostitse
Monikielisyys (20 kieltä) ja UTF-8 tuki
A4- ja US Letter-paperikoko
Helppo ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä.

Laskuasetukset löytyvät kohdasta Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Laskut ja vero.

Jos Laskut & vero ei näy valikossa, vaihda käyttäjäkokemuksen taso Edistynyt:ksi kohdassa Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Käyttäjäkokemuksen taso.

Laskuasetukset

Esimerkki laskusta

Tämä painike luo esimerkkilaskun uuteen selainikkunaan. Voit muuttaa alla olevia asetuksia ja napsauttaa tätä painiketta uudelleen nähdäksesi tuloksen. Voit myös tehdä testitilauksen omassa kaupassasi ja ladata oikean laskun osoitteessa Hallinta > Tilaukset. Muutaman koetilauksen tekeminen on suositeltavaa; näin voit hienosäätää laskujasi.

Paperikoko

Laskuja on mahdollista laatia A4- ja U.S. Letter -muodossa.

Kieli

Tässä asetetaan laskun kieli. Oletusarvoisesti tämä on verkkokaupan oletuskieli, mutta se voidaan asettaa myös asiakkaan kieleksi tai muuksi kieleksi.

Laskun numeron etuliite

Tämä on kiinteä etuliite, joka näytetään ennen laskunumeroa. On suositeltavaa käyttää vain kirjaimia eikä numeromerkkejä. Numeroiden käyttö voi aiheuttaa sekaannusta laskunumeroiden kanssa.

Laskun numero

Klikkaamalla laskunumeroa saat yleiskuvan laskunumeroista ja niihin liittyvistä tilauksista. Sivun alareunassa on Nollaa-painike, jolla voit irrottaa laskut tilauksista ja aloittaa uusilla laskunumeroilla. Laskunumeroiden palauttamista ei voi perua sen jälkeen, kun vahvistuspainiketta on napsautettu. Sinun on luotava uudet laskut.

Jäämäpäivä

Tämän vaihtoehdon avulla voit määrittää, kuinka monta päivää ennen kuin lasku on maksettava.

Väri

Laskuilla, Proformalaskuilla, Hyvityslaskuilla, Pakkauslaskuilla ja Kuiteilla voi olla erillinen värimalli niiden erottamiseksi toisistaan.

Kirjasintyyppi

Käytettävissä on 3 oletuskirjasinta: Sans serif, monospace (jokainen merkki vie saman verran tilaa) ja serif. Sovellus rajoittuu näihin fontteihin, koska ne on asennettu kaikentyyppisiin tietokoneisiin, eikä niitä siksi tarvitse lisätä PDF-tietoihin. Näin varmistetaan, että laskujen tiedostokoko pysyy pienenä. Lisäksi näitä fontteja on mukava lukea, joten laskut pysyvät selkeinä ja ilman sekavia merkkejä.

Logo

Tämä on logo (kuvatiedosto), joka näkyy laskujen vasemmassa yläreunassa.

Tiedostomuodot: jpg, .jpeg, .gif, .png
5MB

Käytä toimintoja Resize ja Crop kokeillaksesi eri logoja ja kokoja, kunnes saat haluamasi tuloksen. Voit myös käyttää kuvankäsittelyohjelmia logon hienosäätämiseen edelleen. Suosittelemme GIMP ja Paint.NET. Joskus sivuille tai ylä- ja alareunaan on lisättävä valkoista tilaa, jos logo on liian pitkä mahtuakseen laskulle.

Laskun tiedot

Yrityksesi tiedot näkyvät laskun yläosassa. Napsauta Päivitä-linkkiä muuttaaksesi yritystietojasi.

Pääotsikko

Otsikko on valinnainen teksti, joka voidaan lisätä laskuun. Tämä teksti näkyy osoitetietojen alla ja tuotteiden yläpuolella.

Alkuosa

Alatunniste on valinnainen teksti, joka voidaan lisätä laskuun. Tämä teksti näkyy tuotteiden alla ja laskun laskun yläpuolella.

Jalkaosa 2

Toinen alatunniste on valinnainen teksti, joka voidaan lisätä laskuun. Tämä teksti näytetään laskun laskun ja loppusumman alapuolella.

Näytä esikatselukuvat

Jokaisesta tuotteesta voidaan näyttää esikatselukuva (pieni kuva) tuotekoodin alla. Tämä toimii vain, jos tuote löytyy tuotehallinnasta. Se ei toimi poistetuille tuotteille.

Lisää käyttöehtosivu

Voit lisätä sivun, jossa on käyttöehdot. Teksti voidaan asettaa useilla kielillä kohdassa Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Ehdot. Alla olevassa osiossa kerrotaan tarkemmin ehtojen asettamisesta.

Sähköpostilasku

Tässä voit määrittää kohteet, joihin lasku lähetetään. Oletusarvoisesti lasku lähetetään asiakkaalle ja kopio lähetetään sinulle. Laskuja ei tallenneta back officeen, vaan voit tallentaa ne postilaatikkoosi. On mahdollista lisätä ylimääräisiä sähköpostiosoitteita. Tämä voi olla hallintoa hoitava henkilö, kirjanpitäjä tai kirjanpitosovellus.

Voit lisätä PDF-laskun sähköpostin liitteeksi.

Kirjanpitäjille ja kirjanpitosovelluksille voit käyttää UBL-standardia laskujen automaattiseen käsittelyyn.

Kun olet katsonut laskun, voit lähettää sen napsauttamalla laskuesimerkin alareunassa olevaa Sähköpostilasku -kuvaketta.

Automaattiset toiminnot

Ajan säästämiseksi lasku voidaan ladata (PDF- tai UBL-muodossa), sille voidaan antaa laskunumero ja se voidaan lähettää sähköpostitse automaattisesti laskun avaamisen yhteydessä. Tässä osiossa voit valita toiminnot, jotka haluat suorittaa automaattisesti.

ALV

Tässä voit määrittää, tarjotaanko kauppasi hinnat arvonlisäverolla vai ilman arvonlisäveroa. Aseta tämä vain kerran. Tämän asetuksen muuttaminen on hyvin hämmentävää asiakkaillesi. Lisäksi aiempien tilausten laskut lasketaan väärin, koska nämä tilaukset on tehty toisella verolaskentamenetelmällä.

Verokanta

Tässä voit asettaa enintään kolme verokantaa. Esimerkiksi Belgiassa: 21 %, 12 % ja 6 %, Alankomaissa 21 %.

Ei arvonlisäveroa Euroopan ulkopuolella (EEA)

Merkitse tämä vaihtoehto, jos et halua, että arvonlisäveroa peritään tilauksista, joiden asiakkaan laskutusmaa on Euroopan ulkopuolella.

Ei arvonlisäveroa peritä ulkomaisilta EU-yrityksiltä (EEA)

Näin voit varmistaa, että arvonlisävero on 0 % toisesta Euroopan maasta tuleville B2B-tilauksille. Esimerkiksi jos ruotsalainen yritys myy tuotteen tanskalaiselle yritykselle tai päinvastoin. Asiakkaasi tarvitsevat voimassa olevan alv-numeron, jotta tämä toimii.

Kassamenettely B2B / B2C

B2B + B2C: aikana asiakkaat voivat valita Private tai Business Tämä on oletusasetus.
B2C: asiakkaat eivät voi syöttää yrityksen nimeä tai alv-numeroa. Tämä yksinkertaistaa kassamenettelyä. Tuotteiden arvonlisäverottomia hintoja ei näytetä kaupassasi.

B2B: asiakkaasi voivat syöttää yrityksen nimen ja alv-numeron kassalla.
B2B alv-numero vaaditaan: sama kuin B2B, mutta alv-numero tarkistetaan Euroopan unionin VAT Information Exchange System -järjestelmässä. Huomaa, että EU:n VIES-järjestelmässä on säännöllisiä keskeytyksiä; asiakkaasi eivät voi tehdä tilausta VIES-järjestelmän seisokin aikana.

Laskujen avaaminen ja tarkastelu

PDF Laskut luodaan oletusarvoisesti PDF-muodossa. Voit avata .pdf-tiedostoja PDF-lukusovelluksella, olemme listanneet alla muutamia suositeltuja avoimen lähdekoodin PDF-lukusovelluksia:

Laskunumeroiden muuttaminen

Laskunumerot annetaan jokaiselle laskulle automaattisesti korkeimman olemassa olevan laskunumeron jälkeen. Uuden laskunumeron antaminen tapahtuu laskun lataamisen tai sähköpostin lähettämisen yhteydessä.

Kun lataat laskun, voit muuttaa laskun numeroa sivun alareunassa. Seuraava laskunumero alkaa viimeisimmästä antamastasi laskunumerosta. Näin voit valita tarkasti, mikä numero kullekin laskulle annetaan. On mahdollista ohittaa kauppasi ulkopuolelta tulevien tilausten laskunumerot tai luoda kaksinkertaiset laskunumerot (jos näin halutaan). Koska korkeinta laskunumeroa käytetään aina seuraavaan laskuun, automaattisesti luotuja päällekkäisiä laskunumeroita ei voi olla.

Käyttäjänä sinulla on aina vapaus valita laskunumerot, mutta siitä voi olla seurauksena, että mokaat. Suosittelemme, että annat järjestelmän määrittää laskunumerot automaattisesti. Näin aukkoja ja kaksinkertaisia laskunumeroita ei koskaan synny.

Klikkaa laskun asetuksissa laskunumeroa, niin saat yleiskuvan laskunumeroista ja niihin liittyvistä tilauksista. Sivun alareunassa on Nollaa-painike, jolla voit irrottaa laskut tilauksista ja aloittaa uusilla laskunumeroilla. Laskunumeroiden palauttamista ei voi perua sen jälkeen, kun vahvistuspainiketta on napsautettu. Sinun on luotava uudet laskut.

Monikieliset ehdot

Verkkokaupan ehdot Ehdot voidaan asettaa useilla kielillä kohdassa Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Ehdot.

Jos Ehdot ei näy valikossa, säädä ensin käyttäjäkokemuksen taso Perusteellinen:ksi kohdassa Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Käyttäjäkokemuksen taso.

Ehdot löytyvät:

Sivuston alareunassa "Käyttöehdot"-linkin kautta, jossa on mahdollisuus tulostaa
Asiakkaan on hyväksyttävä ehdot kassan viimeisessä vaiheessa
Laskujen mukana tulevalla toisella sivulla

Pidä ehtojen ulkoasu yksinkertaisena. Kappaleita lukuun ottamatta ei ole syytä käyttää paljon tekstimerkintöjä. Koska tämä teksti näytetään HTML-sivuilla ja PDF-dokumenteissa, ulkoasu voi olla erilainen molemmissa tilanteissa.

Tietosuojaseloste

25. toukokuuta 2018 alkaen kaikkien organisaatioiden, jotka käsittelevät tai valvovat EU:n asukkaiden henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja, on toteutettava tiukat organisatoriset ja tekniset toimenpiteet noudattaakseen yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Voit tehdä verkkokaupastasi GDPR-yhteensopivan osoitteessa Asetukset > Lisää vaihtoehtoja > Tietosuojaseloste.

Seuraava sivu: Toimituskustannusten asettaminen

Starter wiki

Usein esitettyjä kysymyksiä Yhteydenotto